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El proyecto comenzó hace seis años y ha requerido una inversión de 100.000 euros
Desde hace casi un mes, y a través de una sencilla base de datos, cualquier ciudadano puede consultar los documentos públicos de Valladolid a tan solo un golpe de clic. Los empleados del Archivo Municipal llevan casi seis años trabajando para digitalizar 550.000 páginas, 45.000 fotografías y 30.000 planos de expedientes de obra, todos registrados durante el siglo XX y hasta el año pasado.
Actualmente, hay 300.000 documentos descritos y disponibles en la página web del Archivo, la más visitada de la sede electrónica del Ayuntamiento de Valladolid (www.valladolid.es). Entre ellos, se encuentran los ficheros completos de la parte histórica, esto es, desde 1191 hasta 1960. A la espera de un permiso de la Agencia de Protección de Datos, está prevista la incorporación en los próximos meses de los documentos registrados entre 1960 y 2010, de los que hasta ahora pueden consultarse las referencias básicas y una descripción.
Las fotografías están registradas entre 1845 y finales del siglo XX y pueden verse y descargarse todas, a excepción de las 5.550 correspondientes a la legislatura de Francisco Javier León de la Riva, que también tienen que responder ante la Ley de Protección de Datos.
Desde mayo de 2003, el Archivo Municipal de Valladolid está instalado en la antigua iglesia de San Agustín, y allí trabajan decenas de archiveros para crear esta base de datos. Ana Feijóo, su directora, ha explicado que el punto de partida del proyecto de digitalización fue dotar al Archivo Municipal de los medios tecnológicos necesarios para llevar a cabo todo el proceso, que ha requerido una inversión de unos 100.000 euros por parte del Consistorio. Ese dinero ha servido para financiar los gastos de personal y el alquiler y la adquisición de varios dispositivos electrónicos y herramientas de software.
La digitalización
Un total de 45.000 fotografías se encuentran ya descritas y disponibles en la web. Su proceso de escaneo es similar al de los carteles, ya que en primer lugar se describen, después se signaturan y finalmente se cuelgan en la Red.
Ha sido necesaria la compra de un escáner planetario, que es capaz de digitalizar negativos, carteles de gran tamaño, planos y libros de hasta 50 centímetros de grosor (se escanea verso y reverso a la vez), debido a su gran calidad óptica. Es precisamente esta herramienta la que ha hecho posible la digitalización de la mayoría de los carteles de ferias, que llegan a medir hasta dos metros de largo. Para ello, se procede previamente a la restauración de los mismos, bien a mano o bien con ayuda de una máquina reintegradora de papel.
Ya en la sala de fotografía, comienza la digitalización de los carteles. Para los de tamaño medio, se utiliza el escáner planetario, que funciona como uno normal, pero cuenta con una cámara de alta resolución. Con el objetivo de evitar que la pureza cromática se pierda, se escanean los carteles junto a tarjetas de calibración de color y se tratan con un programa informático especial. Para los de gran tamaño, es necesario alquilar un escáner de rodillo, cuyo funcionamiento es parecido al de un fax, ya que utiliza un cilindro para arrastrar el documento por una rendija en la que se encuentra el elemento capturador de la imagen.
Una exposición exhibirá, a partir del 31 de agosto, una selección de los carteles de ferias de Valladolid que se encuentran en los depósitos del registro municipal desde su creación. No todos están ya que algunos se imprimieron en papel de baja calidad y, en palabras de Feijóo, «antes no se tenía conciencia de guardar todo lo que se publica. En la actualidad, al Archivo llegan dos copias de todo lo que se edita en la ciudad: libros, carteles, programas... Nosotros lo conservamos todo». Para evitar un posible deterioro, tras la restauración se colocan los carteles en un armario ignífugo y hecho a medida que el registro ha adquirido especialmente para ello, ya que no son fáciles de almacenar en los contenedores ordinarios. Una vez digitalizados, no será necesario sacarlos del depósito, porque podrán visualizarse en cualquier ordenador.
Documentos administrativos
Todo ciudadano que quiera examinar los planos de su vivienda, podrá hacerlo sin dificultad en la página web del Archivo. Sin embargo, el procedimiento de creación de la base de datos no ha sido nada sencillo, porque para que el ciudadano pueda disponer de ellos y consultarlos en cualquier momento, es necesario revisar uno a uno todos los expedientes. El método que se sigue para digitalizar los documentos administrativos que se encuentran en los depósitos es siempre el mismo. En el caso de un expediente de obras, por ejemplo, en primer lugar hay que dotar de una numeración a todos los ficheros que lo constituyen, es decir, se deben foliar todos los planos y las memorias. Por otra parte, se paginan las diferentes piezas de tramitación del expediente de acuerdo con el siguiente protocolo de ordenación: se coloca la documentación administrativa y el proyecto básico, el de ejecución, los planos y, por último, el trámite más reciente, ya sea el fin de obras o la licencia de primera ocupación.
Como segundo paso, se procede a la digitalización de los folios y de los planos, los primeros con un escaner planetario y los segundos con uno que permita, además, su certificación. Así, el ciudadano podrá obtener el equivalente a una fotocopia compulsada del documento que necesite. Todos los planos llevan la misma signatura que el expediente, «lo que llamaríamos el DNI del documento», según Feijóo.
De esta manera, todos los expedientes de obras de planeamiento quedan ordenados de la misma forma y cuando un ciudadano necesite consultar el fin de obra de un proyecto, por ejemplo, sabrá que debe dirigirse a la última pieza. «Lo más costoso de la digitalización de estos expedientes es, sin duda, la preparación y descripción previas», explica la directora del Archivo. El objetivo es que, al terminar el proceso, ya no sea necesario recurrir a los documentos en papel, sino que puedan consultarse directamente desde el ordenador.
El Archivo vive actualmente un proceso de mudanza, como explica su directora: «Aunque solemos ofrecer los archivos a la gente desde nuestra intranet, todavía existe mucha querencia del papel. Nuestra labor es hacer de transición hasta que todo esté en la Red, ya que, cuando se culmine el proceso, cortaremos el acceso al papel y la gente comprobará que es preferible consultarlo desde casa que venir aquí a buscarlo».
FUENTE: www.elnortedecastilla.es